I cinque lavori d'ufficio che portano via il pomeriggio

Il lavoro d'ufficio è in buona parte questo: produrre un documento partendo da materiale che è già in casa e sparso — gli appunti del sopralluogo insieme al listino per fare un preventivo, tre export con tracciati diversi per scrivere una relazione, le venti risposte quasi identiche già mandate nei mesi scorsi per rispondere al cliente di oggi. Il tempo grosso se ne va prima di scrivere, nel raccogliere quel materiale, uniformarlo e controllare che i numeri riportati siano quelli giusti.

Sono cinque i lavori che si ripresentano ogni settimana quasi in fotocopia, e in quasi tutti si può togliere di mezzo la parte meccanica. Qui sotto ci sono uno per uno, con cosa cambiare nel modo di chiederli.

1. La relazione da mettere insieme partendo da materiale sparso

È il lavoro più costoso di tutti e il meno visibile, perché da fuori sembra scrittura. Una relazione tecnica, una rielaborazione contabile, un report periodico: la parte che dura è aprire i file, capire quali dati servono, rimettere in un formato solo cose che arrivano in tre formati diversi, e rileggere due volte per essere sicuri che i numeri citati nel testo siano quelli delle tabelle.

Qui il modo di chiedere fa tutta la differenza. Descrivere a parole il documento che serve produce prosa media, corretta e senza dentro niente di tuo. Caricare i file veri — l'export, due tue relazioni già consegnate, il modello dello studio — e chiedere la bozza in quel formato produce qualcosa che somiglia a come scrivi tu. La parte da aggiungere è dirgli esplicitamente cosa non deve inventare:

Quella lista finale in coda è la parte che vale più del testo. Ti dice in trenta secondi cosa devi andare a cercare, invece di scoprirlo alla terza rilettura o, peggio, dopo che il documento è uscito. Il giro completo sui documenti professionali sta in come far scrivere a Claude proposte, preventivi e report partendo dai tuoi dati.

2. Le email a cui rispondi sempre allo stesso modo

Le richieste di assistenza che arrivano tutte uguali, la comunicazione post-appuntamento da mandare a venti clienti cambiando quattro dettagli, il sollecito di pagamento che rimandi perché va scritto senza rompere il rapporto. Il lavoro ripetitivo qui si vede a occhio nudo, ed è il primo posto dove tutti provano l'AI.

Il guaio è che una risposta generata da zero esce diversa ogni volta, e dopo un mese si sente che non è la voce dello studio. Chi risolve parte dalle email vecchie: peschi le cinque risposte che hai già scritto come si deve, le dai come modello e da lì in avanti fai adattare quelle invece di far generare prosa nuova. Ne abbiamo parlato in le mail che riscrivi ogni volta e che invece sono sempre le stesse.

3. I dati che arrivano in un formato e servono in un altro

Il dato esiste già, sta in un export o dentro un PDF, e per essere usabile va spostato altrove cambiando forma. Confrontare due scarichi per trovare le righe che non tornano, rendere omogenei fogli con tracciati diversi, tirare fuori da una fattura in PDF le voci da riportare a mano nel gestionale.

È la famiglia di lavori in cui la giornata cambia di più, perché il controllo diventa esaustivo dove prima campionavi tre righe a caso. Va tenuto a mente un limite pratico: sui numeri il risultato va verificato. Gli si fa dichiarare da dove ha preso ogni valore, si ricontrollano i totali, e solo dopo quel risultato entra in un documento che esce dallo studio. Su come attaccare i fogli di calcolo c'è Claude per Excel: tre modi di usarlo.

4. Preventivi e offerte, uguali ma mai identici

Il preventivo ha una struttura fissa e contenuti che cambiano, e questo lo rende il caso da manuale. La parte fissa la sa già dopo che gliel'hai mostrata una volta; quella variabile gliela porti tu ogni volta.

L'errore che si paga di più è chiedere il preventivo descrivendo il lavoro a parole, perché quello che torna è un preventivo plausibile con dentro prezzi inventati. Il preventivo buono nasce dagli appunti del sopralluogo più il listino vero, dati in pasto insieme, e finisce con un controllo prima dell'invio. Il giro intero sta in come usare Claude per scrivere un preventivo, e il controllo in controllare un preventivo prima di premere invio.

5. Il verbale che si scrive a fine giornata

Questo quasi nessuno lo conta come lavoro, perché il verbale è una coda che si attacca a qualcos'altro: sei stato in riunione due ore, e adesso servono mezz'ora e la testa lucida per scrivere cosa è stato deciso e chi fa cosa. Di solito slitta al giorno dopo, quando i tuoi appunti dicono già meno di quello che ti ricordavi.

Vale la pena guardarlo anche se sembra il più piccolo dei cinque, perché è il più veloce da sistemare: dagli appunti telegrafici al recap con le decisioni e i responsabili è un passaggio solo. L'abbiamo raccontato in da appunti caotici a recap di riunione in un minuto.

Il pedaggio che paghi a ogni giro

C'è una cosa che tiene in vita tutti e cinque questi lavori anche per chi ha Claude aperto tutti i giorni, e riguarda il modo di usarlo più che il modello. Usare la chat e basta significa ricominciare da capo ogni volta: riapri una finestra vuota, rispieghi chi sei e cosa fai, riattacchi i file, ridici in che formato vuoi l'output. Su un lavoro che fai una volta l'anno va benissimo. Su una relazione che rifai ogni due settimane paghi quel pedaggio ogni due settimane, e sommato è più lungo del lavoro.

Quello che manca a quasi tutti è un posto dove istruzioni e materiali restino fermi, più che un prompt scritto meglio: un Progetto con dentro il modello dello studio, due documenti che hai già consegnato bene, il listino e le regole che ripeti ogni volta. Dal secondo giro in poi la bozza parte già con la tua roba dentro, e le tre righe che scrivi sono solo quelle di questa pratica.

Partire dal foglio bianco quando i tuoi documenti sono già lì

Se c'è un errore che accomuna quasi tutti quelli che hanno provato l'AI e l'hanno lasciata perdere, è questo: aprire la chat e descrivere a parole il documento che serve, quando sul disco ci sono già tre versioni buone dello stesso documento.

Caricare quei due o tre file costa meno tempo di quello che serve a riscrivere una bozza generica, e va speso una volta sola se poi quei file restano in un Progetto. È il passaggio che separa «l'ho provato, non fa niente di speciale» da «adesso lo uso tutti i giorni», e non ha niente a che vedere con la bravura nello scrivere prompt.

Domande frequenti

Quali lavori d'ufficio conviene provare per primi con l'AI? Quelli che rifai identici e che partono da materiale che hai già: relazioni e report ricorrenti, email di routine, conversioni di dati fra formati, preventivi su listino, verbali di riunione. Il guadagno si vede prima dove il tempo se ne va nel raccogliere e uniformare il materiale, perché è un lavoro meccanico che un modello fa in modo esaustivo.

Serve saper programmare per usare Claude in ufficio? No. Le operazioni descritte qui si fanno tutte dall'interfaccia di claude.ai, caricando file e scrivendo istruzioni in italiano. Le due funzioni che cambiano davvero il rapporto costo-beneficio sono i Progetti e le Skill, e nessuna delle due richiede codice.

Posso fidarmi dei numeri che tira fuori? Non a occhi chiusi. Su testi e strutture il risultato è solido; sui valori numerici va verificato, chiedendogli di dichiarare da dove ha preso ogni dato e ricontrollando i totali prima che il documento esca dallo studio.

Quanto tempo serve per impostarlo la prima volta? Mezz'ora per un Progetto fatto come si deve: caricare due o tre lavori tuoi già buoni, scrivere le istruzioni fisse, provarlo su una pratica vera e correggere quello che non torna. È l'unico investimento di tempo del giro, e si ripaga dal secondo utilizzo.

Se vuoi il percorso completo

Tutto quello che c'è qui sopra è pubblico e gratuito, e sul blog trovi i singoli casi uno per uno. Se preferisci il giro completo, in fila e con gli screenshot di quello che vedi a schermo, ci sono due guide: Claude per il lavoro d'ufficio per quello che fai dentro la tua azienda, e Claude per lo studio per le pratiche che rifai identiche per ogni cliente, con una parte per il commercialista e una per lo studio tecnico. Se nella stessa settimana apri i tuoi documenti e quelli di un cliente, prenderle insieme costa meno che prenderle separate.

Ogni sabato mando un numero con un caso come questi, preso dal lavoro vero. Se ti è servito questo, iscriviti e ci si vede lì.

Salvatore — claudefacile.com