Come usare Claude per scrivere un preventivo

Per usare Claude per scrivere un preventivo gli dai due cose: un tuo preventivo vecchio come modello e le quattro righe del lavoro nuovo. In cinque minuti hai una bozza da rileggere invece che da scrivere, già nel tuo formato e con le voci spacchettate, e ti resta solo da controllare prezzi e condizioni.

Il tempo, sui preventivi, se ne va quasi tutto nell'impostazione: aprire l'ultimo file, cambiare le cifre, sistemare le voci e ricontrollare di non aver dimenticato niente sono quaranta minuti buoni. Intanto il cliente che ha chiesto il preventivo lunedì lo riceve giovedì, quando ha già sentito altri due. Uno studio tecnico che seguo faceva tre o quattro preventivi a settimana, ciascuno una mezz'ora abbondante di copia-incolla dall'ultimo simile. Da quando incollano il modello in Claude appena finita la telefonata col cliente ci mettono sette o otto minuti, rilettura compresa, e il preventivo parte mentre il cliente ha ancora la richiesta calda in testa.

Il prompt che dai a Claude per scrivere il preventivo

Se chiedi a Claude "scrivimi un preventivo" e basta, ti tira fuori una roba generica da modello Word del 2009. Funziona quando gli dai un tuo preventivo vecchio che ti piace, così copia il tuo formato e il tuo tono, e la descrizione grezza del lavoro nuovo, anche scritta male di fretta. Da lì ti monta la bozza.

Questo è il prompt, pronto da copiare:

Quel "lascia [DA CONTROLLARE] invece di inventare un numero" è la riga che ti salva. Senza, Claude riempie i buchi con cifre plausibili e tu rischi di mandare un prezzo inventato a un cliente. Con quella riga ti restituisce la bozza e ti dice esattamente dove devi mettere mano.

La mini guida, passo per passo

Se è la prima volta che lo fai, segui questi passaggi una volta sola e poi ti viene automatico:

1. Apri un tuo preventivo recente che ti piace, di un lavoro simile a quello nuovo. Va bene anche un PDF: lo apri, selezioni il testo e lo copi.
2. Incolla il prompt qui sopra in Claude, poi sostituisci [incolla qui il preventivo vecchio] con quel testo.
3. Scrivi sotto "LAVORO NUOVO" la descrizione del lavoro, anche a braccio, come l'avresti detta a voce al cliente. Tre o quattro righe bastano.
4. Manda. Leggi la bozza, cerca i [DA CONTROLLARE] e metti i numeri veri.
5. Rileggi il tono una volta, sistema la formula di chiusura, e mandalo.

Dalla seconda volta in poi salti il primo punto perché il modello ce l'hai già pronto da incollare, e scendi sotto i cinque minuti.

Come fai a non far sembrare il preventivo scritto da una macchina

Qui ti casca l'asino di chi usa l'AI di fretta: prende la prima bozza e la manda così com'è. E il cliente se ne accorge, perché Claude di suo tende a infiocchettare con aggettivi che tu non useresti mai con un cliente che conosci da anni.

La mossa è dargli il modello giusto. Se nei tuoi preventivi scrivi asciutto — "Fornitura e posa in opera di…" — Claude ti copia quel registro. Se gli dai un modello scritto bene, ti restituisce roba scritta bene; se gli dai un modello sciatto, ti restituisce roba sciatta. Per questo conviene tenere da parte due o tre preventivi vecchi che ti piacciono davvero e usare sempre quelli come base.

Dopo la bozza: controllo, prezzo e più preventivi insieme

I cinque minuti della bozza non comprendono la parte che resta tua. Il preventivo che esce porta la tua firma, e prima di mandarlo va riletto con un controllo vero: il prompt per farlo fare a Claude in trenta secondi, totali e IVA compresi, è in come controllare un preventivo con Claude prima di inviarlo.

Il prezzo è l'altra metà. Claude imposta le voci, ma se il costo orario da cui parti è il lordo di busta paga il margine che vedi sulla carta è gonfiato: come ricalcolarlo sul costo pieno l'ho scritto in come calcolare il margine vero di un preventivo con Claude. E se le richieste arretrate sono dieci invece di una, lo stesso metodo si fa in un solo passaggio: come preparare più preventivi insieme con Claude.

Quando il preventivo non conviene farlo con Claude

Se lavori con un gestionale o un software di preventivazione che pesca i prezzi da un listino aggiornato e ti calcola i totali da solo, lì Claude è un passo indietro. Un'azienda di serramenti che ha già il configuratore con i listini dei fornitori dentro non ha niente da guadagnare a passare per la chat: il software fa già i conti e non sbaglia un'aliquota.

Claude rende quando il preventivo lo fai a mano, a partire da un Word o da un foglio, e ogni volta perdi tempo a impostare e formattare. Per il professionista, lo studio piccolo, l'artigiano che non ha un software dedicato e si tiene i modelli in una cartella, è lì che recuperi mezz'ora a colpo. Se invece hai già la macchina che macina i preventivi, tienitela.

Se vuoi partire da qualcosa di già pronto, il kit dalla richiesta confusa al preventivo pronto fa questo lavoro passo per passo, e quando il preventivo è partito e il cliente tace c'è il kit per il follow-up dei preventivi fermi.

Ogni sabato mattina, nella newsletter di claudefacile.com, trovi un caso d'uso come questo, con il prompt vero e quanto tempo ti fa risparmiare.

Salvatore — claudefacile.com