Claude per documenti di lavoro: proposte, report, verbali

Per far scrivere a Claude un documento di lavoro — una proposta, un preventivo, un report, un verbale — gli dai i dati che hai già (appunti, listino, numeri, un documento simile scritto bene) e gli chiedi di metterli nella forma giusta, con una regola scritta nel prompt: niente dati inventati, e dove manca qualcosa lo segnala. La scrittura la fa lui, i contenuti vengono da te.

Il motivo per cui funziona è che il documento, nella maggior parte dei mestieri, racconta un lavoro già fatto: il sopralluogo, la trattativa, il mese di attività. Il tempo se ne va nel recuperare un vecchio file simile, cambiare i dati a mano e accorgersi a metà che manca un pezzo. È quel passaggio che si toglie di mezzo. Un preventivo con un prezzo immaginato o un verbale con un rilievo mai osservato sono peggio di un foglio bianco, perché qualcuno ci costruisce sopra una decisione: per questo il vincolo sui dati va scritto ogni volta, non dato per scontato.

Proposte e preventivi: prima le domande, poi il testo

Il caso più redditizio è anche quello dove la maggior parte sbaglia approccio. Quando chiedi a Claude una proposta commerciale lui parte e scrive, riempiendo di sua iniziativa tutto quello che non gli hai detto: budget, tempi, esigenze del cliente. Esce un bel testo che parla di un cliente che non esiste. Conviene ribaltare l'ordine e fargli fare l'intervista prima della stesura:

La proposta finale nasce dalle tue risposte ed è cucita sul cliente vero. Lo stesso principio, applicato ai numeri, salva il preventivo. Un professionista che seguo perdeva mezz'ora a preventivo tra voci, prezzi e condizioni da ricopiare. Adesso tiene il listino in un Progetto su claude.ai e incolla solo i dati del lavoro: torna il preventivo con voci, totali e condizioni, e i prezzi arrivano solo dal listino. Dove un prezzo non c'è, scrive [PREZZO DA DEFINIRE]. Il giro completo, dal sopralluogo all'invio, sta in come usare Claude per scrivere un preventivo.

Verbali, report e procedure: i documenti che racconti dopo

Una buona metà del lavoro di scrittura è verbalizzare qualcosa che è già successo. Torni da un sopralluogo con appunti illeggibili — misure, criticità viste a occhio, frasi a metà — e la sera devi farne un verbale formale: dati, stato di fatto, criticità per gravità, raccomandazioni. Claude lo costruisce dalle tue note senza aggiungere i rilievi «tipici» che non hai osservato. Per le riunioni il meccanismo è lo stesso, e l'abbiamo raccontato in da appunti caotici a recap di riunione in un minuto.

A fine periodo trasformi i dati grezzi in un report leggibile in cinque minuti, con un commento su cosa è andato bene e cosa no, senza tendenze che nei numeri non ci sono. E c'è la procedura che sai a memoria ma non è scritta da nessuna parte, quella per cui ti chiamano in ferie: la spieghi a voce, disordinata come la racconteresti a un collega, e Claude la mette in forma con scopo, passi numerati nell'ordine giusto ed eccezioni. La policy interna segue la stessa logica, con un esempio pratico accanto a ogni regola.

Brief e lettere d'intenti: mettere d'accordo le persone su carta

Alcuni documenti servono prima di tutto a evitare malintesi. Il brief di progetto è il più sottovalutato: si parte da una chiacchierata fatta di idee e numeri buttati lì, si comincia a lavorare, e tre settimane dopo si discute su cosa era previsto. Dalla conversazione iniziale Claude scrive il brief con obiettivi misurabili, cosa è dentro e cosa è fuori, vincoli e criteri di successo, e quello che resta vago finisce tra le domande aperte invece di essere deciso a caso. Quando una trattativa si chiude con una stretta di mano, la stessa idea produce la bozza di una lettera d'intenti, che resta una bozza da passare all'avvocato.

Documenti lunghi in arrivo: capitolati, studi, contratti

Poi c'è il documento che arriva da fuori: un capitolato, uno studio di quaranta pagine da sintetizzare per domani. Lo carichi su claude.ai e chiedi l'executive summary di una pagina — contesto, risultati, implicazioni, raccomandazioni — specificando che deve lavorare solo su quel file. Sui contratti la domanda più utile è un'altra, cioè quali date ti vincolano: il prompt è in come trovare le scadenze in un contratto con Claude.

Il modello giusto vale più del prompt

Il salto vero arriva quando smetti di rispiegare ogni volta il formato. Carichi in un Progetto due documenti che hai già consegnato bene, il listino e le regole che ripeti sempre, e da lì in avanti incolli solo i dati della pratica nuova. Come scrivere quelle istruzioni perché reggano è spiegato in come scrivere le istruzioni di un Progetto.

Per cominciare scegli il documento che riscrivi più spesso, di solito il preventivo o la proposta: dai a Claude un file già buono come modello e fagli compilare il prossimo, con l'istruzione di non inventare i dati che non gli hai dato. Lo verifichi a colpo d'occhio perché il risultato lo conosci già. I dieci prompt per proposta, preventivo, manuale, report e gli altri formati sono nel kit documenti.

Salvatore — claudefacile.com