Follow-up clienti senza CRM: un foglio e un prompt Claude

Per gestire i follow-up con i clienti senza un CRM bastano due cose: un foglio unico con tutte le trattative aperte (cliente, offerta, data, stato, ultimo contatto) e dieci minuti a settimana in cui lo dai a Claude. Gli chiedi chi non senti da più di dieci giorni, in ordine di priorità, e una bozza di messaggio per ciascuno. Ti torna la lista di chi richiamare oggi con il testo già scritto, da rileggere e mandare.

Un'agenzia che ha adottato questo metodo perdeva lavori per un motivo preciso: mandava il preventivo, il cliente non rispondeva, e lì finiva. Le offerte erano buone, mancava il richiamo. Con il foglio e il giro settimanale su Claude, in due mesi ha recuperato tre lavori che dava per persi.

Affidarsi alla memoria: perché i follow-up saltano

Il motivo è quasi sempre lo stesso: manca un posto unico dove guardare. La trattativa di lunedì è in un'email, quella di mercoledì in un messaggio WhatsApp, il preventivo grosso è in un PDF su Drive, e l'ultima chiamata te la ricordi solo perché era col cliente antipatico. Quando le informazioni stanno in cinque posti diversi, l'unico posto dove provi a tenerle insieme è la tua testa, e la tua testa, il venerdì pomeriggio con tre scadenze addosso, ti molla.

"Quello me lo ricordo, lo richiamo io" funziona per i due clienti grossi. Gli altri otto, che messi insieme valgono di più, spariscono nel rumore. Il cliente che doveva solo essere ricontattato dopo una settimana non ti ha detto di no: si è dimenticato anche lui, perché nel frattempo gli sono arrivate altre tre offerte. Il primo che lo richiama si porta a casa il lavoro, e spesso non sei tu.

C'è poi un secondo motivo, più subdolo: non risollecitare per paura di sembrare appiccicosi. Un messaggio mandato al momento giusto, con un gancio concreto, è un favore che fai a un cliente che si era distratto. Il danno vero lo fa il follow-up che non parte mai.

Il file unico delle trattative

Invece di un gestionale, parti da un foglio. Anche un Google Sheet va benissimo. Cinque colonne e basta:

• Cliente — nome dell'azienda o della persona
• Offerta — cosa gli hai proposto e a quanto
• Data — quando hai mandato l'offerta
• Stato — in attesa, da risollecitare, vinto, perso
• Ultimo contatto — la data dell'ultima volta che vi siete sentiti

La regola è una sola: ogni volta che mandi un'offerta o senti un cliente, aggiorni una riga. Trenta secondi. Quel foglio diventa l'unica fonte della verità sulle tue trattative aperte, e smette di esistere la frase "aspetta che controllo dove eravamo rimasti".

Il prompt che ti dice chi risollecitare

Una volta a settimana — il lunedì mattina, prima che parta il caos — copi il contenuto del foglio e lo incolli a Claude con questo prompt:

Ti torna la lista di chi richiamare oggi, in ordine, con il messaggio già scritto sotto. Lo rileggi, aggiusti una parola se serve, e mandi. Se il follow-up arriva dopo una call e non dopo un'offerta, la mail di recap ha un suo schema, che trovi tra i tipi di mail in email professionali con Claude.

La cadenza giusta del sollecito

Non esiste un numero magico, ma c'è una regola pratica che funziona quasi sempre: tre tocchi distribuiti su circa un mese.

1. Dopo 5-7 giorni dall'offerta: messaggio breve, per chiedere se è tutto chiaro e se servono modifiche.
2. Dopo altri 7-10 giorni, se non risponde: un gancio nuovo — una scadenza, una disponibilità che si libera, un dettaglio in più.
3. Dopo un paio di settimane: l'ultimo messaggio chiude educatamente il giro ("resto a disposizione, mi dica lei come procedere").

Dopo il terzo, sposti lo stato su perso e liberi la testa. Cinque messaggi in una settimana sono insistenza e ottengono l'effetto opposto.

Quando serve di più di un foglio

Il foglio regge finché le trattative aperte sono qualche decina. Se invece ogni cliente ha una storia lunga — più referenti, progetti passati, trattative saltate — conviene tenere per ciascuno una scheda con tutto il contesto, e il follow-up diventa uno dei pezzi di quel lavoro: lo schema è in Claude per i clienti. Per le risposte alle mail che arrivano dopo il sollecito vale il metodo di come rispondere alle email di lavoro con Claude.

Se i follow-up che ti perdi sono soprattutto preventivi fermi, c'è un kit dedicato: il follow-up che recupera i preventivi fermi. Il sistema completo — foglio già impostato, prompt salvati e sequenze di messaggi — è il Kit Segreteria Commerciale. Ma per partire lunedì basta aprire un foglio, scriverci le trattative aperte di adesso e darlo a Claude col prompt qui sopra.

Salvatore — claudefacile.com