Come rispondere alle email di lavoro con Claude

Per rispondere alle email di lavoro con Claude incolli l'email ricevuta, gli dici in due righe cosa vuoi rispondere e con che tono, e in pochi secondi hai una bozza da rileggere invece che da scrivere. Un giro di posta da diciotto email, che a mano porta via un'ora, si smaltisce in dieci minuti.

Funziona perché il lavoro vero, quando rispondi a un'email, sta quasi tutto nella forma: cosa dire lo sai in tre secondi, quello che costa è trovare l'attacco giusto, non sembrare sbrigativo, rispondere a tutti i punti e chiudere senza fare la figura del maleducato. Quella fatica di impaginazione la fa Claude, e a te resta la sola cosa che conta: rileggere e mandare.

Un consulente che seguo accumulava le risposte "che richiedono un attimo" fino a sera, e a sera erano quaranta. Da quando passa le email da Claude la mattina, la casella la chiude prima di pranzo, e le risposte sono pure più curate, perché non le scrive più di fretta alle sette di sera.

Qual è il prompt giusto per far rispondere Claude a un'email?

Il prompt che funziona ha sempre tre pezzi: l'email che hai ricevuto, cosa vuoi rispondere, e che tono tenere. Se ne salti uno, Claude tira a indovinare e ti restituisce una risposta generica da riscrivere a metà. Questo è quello che incollo io, ogni volta uguale:

Quello che torna è una mail pronta, con il saluto giusto, i punti coperti uno per uno e nessun giro di parole. Tu controlli che non abbia inventato impegni che non hai preso, sistemi una parola qui e là, e mandi. Una risposta che ti portava via dieci minuti si chiude in due, perché parti da una bozza da correggere invece che da un foglio bianco.

Questo prompt è la base. Per i tipi di mail che hanno regole loro — il sollecito di pagamento, l'obiezione sul prezzo, l'appuntamento da spostare — ci sono prompt dedicati in email professionali con Claude.

Come gestisco un giro di venti email in un colpo solo

Quando la casella è piena la mattina, non apro venti chat. Faccio così:

1. Apro un'unica conversazione in Claude e gli dico una volta sola il mio tono e le mie regole ("do del tu ai colleghi, del lei ai clienti, chiudo sempre con 'Grazie, a presto'").
2. Incollo la prima email con la mia risposta in due righe. Claude scrive la bozza.
3. Per le successive incollo solo l'email e la riga di intento: il tono se lo ricorda dalla prima, non glielo ripeto.
4. Copio ogni bozza nella posta, do l'ultima rilettura mentre incollo, e mando.
5. Le tre o quattro email delicate (un cliente arrabbiato, una trattativa) le tengo per ultime e su quelle ragiono io con calma, usando Claude solo per smussare il tono.

Le email facili, che sono l'ottanta per cento, le chiudo a raffica, e mi resta testa per le poche che meritano davvero attenzione. Se il problema viene prima, cioè decidere in che ordine aprirle, il prompt che divide la posta in tre pile è in dare priorità alle email con Claude.

Come faccio scrivere a Claude con la mia voce e non con quella da circolare ministeriale?

Claude sa benissimo rispondere, il guaio è che, lasciato libero, scrive email che sanno di modello precompilato: "Le scrivo in merito alla Sua gentile richiesta", "resto a disposizione per qualsivoglia chiarimento", "cogliamo l'occasione per porgere distinti saluti". Roba che nessuno scrive parlando, e che il tuo cliente riconosce a colpo d'occhio come finta.

La soluzione è dargli i tuoi esempi. Prendi tre o quattro email vere che hai scritto tu, di quelle venute bene, e gliele incolli con questa istruzione:

Claude coglie le tue abitudini: che vai dritto al punto, che non metti mai il "Gentilissimo", che chiudi con due parole e non con un paragrafo di convenevoli. Con quattro email vere come esempio smette di scrivere come una circolare, perché impara dal tuo stile invece di inventarsene uno standard.

Per non ripetere questi esempi a ogni sessione c'è la funzione Progetti di claude.ai: salvi le istruzioni una volta e valgono per ogni chat aperta lì dentro. Se le mail che ricevi sono sempre le stesse domande, il Progetto con istruzioni e risposte già pronte, passo per passo, è in email ricorrenti con un Progetto Claude.

Quando NON conviene far rispondere Claude

C'è un tipo di email che da Claude non ci passo, e te lo dico perché chi racconta che l'AI risponde a tutto ti sta prendendo in giro. L'email in cui un cliente è arrabbiato sul serio, quella in cui stai chiudendo una trattativa importante, quella in cui devi dare una notizia spiacevole: lì la risposta la pensi tu, parola per parola, perché una sfumatura sbagliata costa un cliente.

Su quelle email Claude lo uso al contrario: scrivo io la mia risposta di pancia, gliela incollo e gli chiedo "questa rischia di suonare aggressiva? c'è un punto che un cliente teso potrebbe fraintendere?". Mi fa da specchio, non da ghostwriter. Un'amica che gestisce i reclami in un'azienda di servizi lavora così da mesi: le risposte le scrive di suo pugno, ma prima di mandarle le fa controllare a Claude, e da quando lo fa i reclami che si riaccendono per una parola fuori posto sono crollati. Per il caso più frequente, la mail di un cliente furioso, c'è il prompt passo passo in rispondere a un cliente arrabbiato.

La regola che mi sono dato è semplice: se sbagliare quell'email mi costa più di mezz'ora a rimediare, la scrivo io e uso Claude solo per rileggerla. Per tutto il resto — le conferme, gli appuntamenti, i "ricevuto, ci penso io", le risposte interlocutorie — lascio fare a lui e mi riprendo la mattinata.

I dieci prompt per le email di tutti i giorni sono raccolti nel kit delle email. E ogni sabato mattina, nella newsletter di claudefacile.com, mando un caso d'uso come questo con il prompt pronto da copiare.

Salvatore — claudefacile.com