Risorse · Guida · 6 min di lettura
Dalla call alla mail di follow-up in 5 minuti
Trasforma gli appunti grezzi di una telefonata nella mail di follow-up al cliente con Claude. Prompt pronto, passi da fare lunedì ed errori da evitare.
Chiudi la call con il cliente alle 11 e mezza. Hai una pagina di appunti scritti di corsa — frecce, sigle, "RICHIAMARE???", tre numeri buttati lì senza un perché — e in testa la sensazione chiara di esserti detti delle cose importanti. Poi parte la call dopo, ti scrive un fornitore, vai a pranzo. Alle cinque del pomeriggio apri quella pagina di appunti e non capisci più metà di quello che avevi scritto, e la mail di follow-up che dovevi mandare "subito, finché è fresco" diventa la mail che mandi domani, scritta male, dimenticandoti due cose su cinque.
Il follow-up è una di quelle attività dove perdi clienti senza accorgertene. Non perché sei incapace, ma perché tra la call e il momento in cui ti siedi a scrivere passano ore, e in quelle ore evapora tutto. Claude serve esattamente a chiudere quel buco: gli dai gli appunti grezzi appena riattacchi, lui te li trasforma in una mail ordinata in pochi secondi, e tu la mandi mentre il cliente ha ancora in mente la vostra conversazione.
Qui sotto trovi il prompt esatto che incollo io, i passi da fare lunedì e gli errori che ti fanno mandare una mail peggiore di quella che avresti scritto a mano.
Il problema vero è ricordare
Quando pensi al follow-up pensi al tempo per scriverlo. Ma scrivere quattro righe ti porta via due minuti. Il difficile arriva a fine giornata, quando non ti ricordi più cosa avete deciso, chi doveva fare cosa ed entro quando. Così la mail che mandi è vaga ("è stato un piacere sentirci, restiamo in contatto") e una mail vaga non fa succedere niente: il cliente la legge, pensa "carino", e la trattativa si raffredda.
Una mail di follow-up che funziona fa tre cose: ricapitola cosa si è detto, mette nero su bianco chi fa cosa entro quando, e propone il passo successivo concreto. Tutte e tre dipendono da informazioni che hai in testa solo per le due ore dopo la call. Per questo il momento giusto per scriverla è adesso, appena riattacchi — e per questo conviene che a impaginarla sia Claude, mentre tu sei ancora caldo sui contenuti.
Il prompt da copiare
Questo è il prompt che incollo subito dopo aver riattaccato. Sotto ci appiccico gli appunti così come sono, senza sistemarli — anche sgrammaticati, anche con le abbreviazioni. È proprio quello il punto: il lavoro di metterli in ordine lo fa lui.
Ho appena finito una call con un cliente. Qui sotto ci sono i miei
appunti grezzi, scritti di fretta. Trasformali in una mail di
follow-up.
La mail deve:
- ringraziare per la call in una riga, senza convenevoli lunghi
- ricapitolare i punti che abbiamo discusso, in modo che il cliente
legga e pensi "sì, è esattamente quello che ci siamo detti"
- elencare chi fa cosa entro quando (io e lui), solo se dai miei
appunti si capisce: NON inventare scadenze o impegni che non ho scritto
- chiudere proponendo il passo successivo concreto
Tono: cordiale ma diretto, do del lei, niente formule da ufficio tipo
"resto a disposizione per qualsivoglia chiarimento". Tienila corta:
deve leggersi in trenta secondi.
Se nei miei appunti manca qualcosa di importante per un buon follow-up
(una scadenza, chi è il referente, l'importo), NON inventarlo:
elencami in fondo le domande che dovrei chiarire prima di mandarla.
Appunti:
[incolla qui i tuoi appunti grezzi]Quello che torna è una mail pronta da rileggere, non da scrivere. In più, in fondo, l'elenco delle cose che dai tuoi appunti non si capivano — ed è la parte più utile, perché ti accorgi subito se ti sei dimenticato di chiedere il referente o di fissare una data, prima di mandare e fare brutta figura.
I passi da fare lunedì
La prossima volta che chiudi una call importante, prova così:
- Non chiudere il blocco appunti e non aprire altro. Appena riattacchi, apri Claude.
- Incolla il prompt qui sopra e, sotto, i tuoi appunti così come sono. Non perdere tempo a sistemarli: li sistema lui.
- Leggi la bozza che ti restituisce e controlla due cose. Primo: ha messo scadenze o impegni che tu non avevi scritto? Se sì, toglili (te ne accorgi subito, vedi gli errori più sotto). Secondo: guarda l'elenco delle domande aperte in fondo.
- Se manca un'informazione che hai in testa ma non avevi scritto, aggiungila in una riga e chiedigli di rifare la mail. Se invece è una cosa che devi chiedere al cliente, scrivila tu nella mail come domanda.
- Sistema un paio di parole perché suoni tua, copia e manda. Dalla riattaccata all'invio: cinque minuti.
Il guadagno non è solo il tempo. È che la mandi lo stesso giorno, completa, mentre il cliente si ricorda ancora la vostra conversazione — e una trattativa seguita così si chiude molto più spesso di una lasciata raffreddare.
Gli errori che rovinano il follow-up
Tre cose mandano a monte tutto, e le ho viste fare a gente sveglia.
Il primo errore è non dirgli "non inventare". Claude, se non glielo vieti, riempie i buchi: gli scrivi "ci vediamo la prossima settimana" e lui te lo trasforma in "come concordato, ci aggiorneremo martedì alle 15". Tu lo mandi senza rileggere bene, il cliente martedì alle 15 non c'è, e tu fai la figura di quello che si è inventato un appuntamento. Per questo nel prompt c'è scritto due volte di non inventare scadenze e impegni: è la riga che ti salva.
Il secondo errore è incollare appunti che non dicono niente e aspettarsi una mail piena. Se i tuoi appunti sono tre parole, Claude ti restituirà tre righe vaghe — o, peggio, le gonfierà di fuffa. Il follow-up vale quanto valgono gli appunti che gli dai. Mentre sei in call, butta giù almeno le decisioni prese, chi fa cosa e le date: il resto lo sistema lui.
Il terzo errore è non rileggerla. Una bozza di Claude è una bozza, non una mail firmata da te. Va sempre riletta, sia per il tono (a volte mette un "Gentilissimo" che tu non scriveresti mai) sia, soprattutto, per i fatti. La responsabilità di quello che mandi al cliente resta tua: Claude ti toglie la fatica di scrivere da zero, poi controllare i fatti è sempre un passaggio che fai tu.
Se invece il problema è il contrario — non la call da ricapitolare ma la mail in arrivo a cui rispondere — quella la trovi spiegata nel dettaglio nell'articolo come usare Claude per rispondere alle email, prompt incluso.
E se le call che chiudi finiscono spesso in un preventivo, c'è un modo per non ripartire da zero ogni volta: gli stessi appunti che usi per il follow-up possono alimentare un assistente che ti imposta il preventivo nel tuo formato. Ne abbiamo fatto una risorsa a parte, l'assistente preventivi, che lavora bene in coppia con questa.
Se questa ti è tornata utile, ogni sabato mattina mando un caso d'uso come questo e una mini guida che usi lunedì: la newsletter è qui, così la prossima la ricevi senza cercarla.
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