Risorse · Prompt · 7 min di lettura
7 prompt per le email di tutti i giorni
Sette prompt pronti da copiare per le email che scrivi ogni giorno: rispondere con la tua voce, dire di no, sollecitare un pagamento, chiudere un thread infinito.
Le email che ti mangiano la giornata quasi mai sono difficili. Sono noiose, sono tante, e sono sempre le stesse: rispondi a chi gira intorno al punto, dici di no senza fare la figura del maleducato, ricordi a un cliente che il pagamento è in ritardo da tre settimane. Non è un lavoro che richiede testa, ma te la prende lo stesso, una mezz'ora alla volta.
Qui sotto trovi sette prompt già scritti per le situazioni che tornano ogni settimana. Li copi, ci incolli i tuoi dati al posto delle parti tra parentesi quadre, e li usi. Non c'è niente da scaricare e niente da installare: apri Claude, incolli, vai.
Se invece quello che ti serve è capire il metodo di base per far scrivere le email a Claude con il tuo stile — non i singoli prompt, ma il giro completo — l'ho spiegato qui: Rispondere alle email di lavoro con Claude. Questa pagina è la cassetta degli attrezzi; quell'articolo è il manuale.
1. Rispondi mantenendo la tua voce
Claude lasciato libero ti scrive email che sanno di circolare: "Le scrivo in merito alla Sua gentile richiesta", "resto a disposizione per qualsivoglia chiarimento". Il cliente le riconosce a colpo d'occhio come finte. Per evitarlo, gli dai i tuoi esempi e gli chiedi di copiare come scrivi tu.
Queste sono email che ho scritto io. Guarda come scrivo: quanto sono
lungo, come apro, come chiudo, se do del tu o del lei, le parole che
uso sempre e quelle che non userei mai.
[incolla 3-4 tue email vere, di quelle venute bene]
Ora scrivimi la risposta a questa email, usando lo stesso mio modo di
scrivere. Non aggiungere formule che io non uso.
Email a cui rispondere:
[incolla l'email ricevuta]
Cosa voglio dire, in sostanza:
[due righe tue, anche sgrammaticate]Cosa aspettarsi: una bozza che suona come l'avessi scritta tu, non come uscita da un ufficio acquisti. La rileggi, sistemi una parola e mandi. Se salvi i tuoi esempi in un Progetto di Claude, le tre o quattro email iniziali le dai una volta sola e poi non le ripeti più.
2. Di' di no con garbo, senza scrivere un romanzo
Le email più difficili da scrivere sono i no. Vuoi rifiutare senza chiudere la porta, e di solito finisci per scrivere quattro paragrafi di scuse che peggiorano le cose. Un consulente che seguo ci metteva venti minuti a declinare una richiesta di sconto, perché riscriveva la stessa frase dieci volte. Ora la passa da qui.
Devo rispondere di no a questa richiesta, ma voglio restare nei
rapporti buoni con la persona. Scrivimi una risposta corta, gentile e
chiara: niente scuse a raffica, niente giri di parole, niente promesse
che non posso mantenere. Un no netto ma cordiale.
Email ricevuta:
[incolla l'email]
A cosa devo dire di no e perché (sintetico):
[es: chiede uno sconto del 30%, non posso scendere sotto il prezzo
listino, ma posso proporgli una versione ridotta del lavoro]Cosa aspettarsi: tre o quattro righe che dicono no senza farti passare per scortese, e che spesso lasciano aperta un'alternativa concreta. Tu controlli che il tono sia tuo e che non abbia promesso nulla che non vuoi mantenere.
3. Sollecita un pagamento in ritardo
Il sollecito è l'email che rimandi più di tutte, perché non sai mai quanto essere duro. Troppo morbido e ti ignorano; troppo secco e sembri all'angolo. Claude ti tira fuori la versione giusta del tono in base a quanto è in ritardo il cliente e a che rapporto hai con lui.
Devo sollecitare il pagamento di una fattura in ritardo. Scrivimi
un'email ferma ma educata: ricorda l'importo e la scadenza già passata,
chiedi una data certa di pagamento, e non suonare né minaccioso né
remissivo. Tienila corta.
Dettagli:
- Importo e numero fattura: [...]
- Scaduta da: [es: 21 giorni]
- Che rapporto ho con il cliente: [es: cliente di vecchia data, prima
volta che ritarda / cliente nuovo che ha già rimandato una volta]Cosa aspettarsi: un sollecito che chiede una cosa precisa — una data — invece di lamentarsi nel vuoto. Se è il secondo o terzo sollecito, scrivilo nel prompt: Claude alza il tono di conseguenza. La parte delicata, cioè decidere quanto stringere, resta tua; la fatica di trovare le parole giuste no.
4. Riassumi un thread lungo prima di rispondere
Ti giri il thread con quattordici risposte in cui tre persone si sono rimpallate decisioni, e devi intervenire senza aver tempo di leggerlo tutto. Invece di scorrerlo per dieci minuti, lo incolli e ti fai dire chi ha deciso cosa e cosa aspettano da te.
Questo è un thread di email lungo a cui devo rispondere. Fammi un
riepilogo in poche righe: cosa è stato deciso, quali punti sono ancora
aperti, chi aspetta cosa da me, e qual è la domanda a cui devo
rispondere per primo. Segnalami se c'è qualcosa che rischio di non
vedere scorrendolo di fretta.
[incolla l'intero thread, dal messaggio più vecchio al più recente]Cosa aspettarsi: un riepilogo che ti rimette in carreggiata in trenta secondi e ti dice esattamente dove devi mettere mano. Un'amica che coordina fornitori esterni lo usa ogni mattina sui thread ereditati dai colleghi: prima ne leggeva tre per capire dove eravamo rimasti, ora li spacchetta in un colpo e risponde solo al punto che conta.
5. Scrivi un follow-up che non sembri petulante
Hai mandato un'offerta o una proposta e dall'altra parte è calato il silenzio. Il follow-up è difficile perché vuoi farti sentire senza sembrare quello che insiste. Claude ti dà la versione leggera, che dà un motivo nuovo per rispondere invece di chiedere solo "ci sono novità?".
Ho mandato questa email [X giorni] fa e non ho avuto risposta. Scrivimi
un follow-up breve e leggero: non far pesare l'attesa, dai un motivo
concreto per riprendere il discorso (una domanda utile, una scadenza,
un'informazione nuova), e lascia una via d'uscita facile se la persona
in questo momento non può.
Email originale che avevo mandato:
[incolla l'email]
Cosa mi serve davvero ora:
[es: capire se sono ancora interessati o se posso chiudere la pratica]Cosa aspettarsi: due righe che riaprono la conversazione senza mettere a disagio chi non ha risposto. Sul follow-up vale la pena fermarsi un attimo di più, perché è lì che si recuperano o si perdono i clienti tiepidi: il metodo completo, con i tempi giusti e quante volte insistere prima di mollare, l'ho messo nella guida ai follow-up via email.
6. Trasforma appunti caotici in un'email ordinata
Esci da una riunione con mezza pagina di appunti buttati giù e devi mandarne il riepilogo a chi non c'era. È il classico lavoro che rimandi a sera e poi fai male. Gli passi gli appunti così come sono e ti torna un'email pulita.
Da questi appunti presi in fretta durante una riunione, scrivimi
un'email di riepilogo da mandare a chi non c'era: cosa abbiamo deciso,
chi fa cosa entro quando, e i punti rimasti aperti. Ordinata e corta.
Se negli appunti manca un'informazione importante, segnalamela invece
di inventarla.
[incolla gli appunti, anche sgrammaticati e a pezzi]Cosa aspettarsi: un riepilogo leggibile in cui ognuno trova il suo compito. L'istruzione di non inventare i pezzi mancanti è quella che ti salva: Claude ti elenca i buchi invece di riempirli a caso, e tu li chiudi prima di mandare.
7. Smussa un'email scritta di pancia
A volte l'email l'hai già scritta tu, di getto, magari un po' arrabbiato. Prima di mandarla conviene fartela rileggere: non per riscriverla, ma per scoprire dove una parola fuori posto rischia di accendere una grana che poi ti porta via mezza giornata.
Questa è un'email che ho scritto io e sto per mandare. Dimmi se c'è un
punto che chi la riceve potrebbe leggere come aggressivo, freddo o
ambiguo. Non riscriverla tutta: segnalami solo le frasi da sistemare e
proponimi un'alternativa più morbida solo per quelle.
[incolla la tua email]Cosa aspettarsi: due o tre segnalazioni mirate, non un rifacimento. Qui Claude ti fa da specchio: ti mostra i punti che scottano e l'email resta tua, e parte senza la frase che il cliente teso avrebbe preso per il verso storto. È il modo migliore di usarlo sulle email che contano davvero.
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