Come confrontare due file Excel con Claude

Per confrontare due file Excel con Claude carichi i due export nella stessa chat su claude.ai, gli dici quale colonna identifica la riga (il codice cliente, il numero fattura, il codice articolo) e gli chiedi di elencare solo le righe che non combaciano, con il valore di tutti e due i file e lo scarto. Claude legge i fogli, fa il confronto con del codice vero e ti restituisce una tabella di differenze: di solito sono dieci o venti righe su qualche migliaio, ed è lì che stai cercando.

In amministrazione capita ogni mese che il gestionale dia per un cliente un fatturato di settembre e l'Excel del commerciale un altro, senza che nessuno dei due file sia sbagliato in blocco. Dentro c'è una fattura registrata due volte, una nota di credito che manca da una parte, un importo scritto con l'IVA invece che senza. Trovarle a mano vuol dire due finestre affiancate e un pomeriggio di CERCA.VERT. Con Claude il confronto dura il tempo di caricare i file, e il tuo lavoro diventa decidere cosa fare delle righe che ti ha tirato fuori.

Cosa serve prima di cominciare

Ti serve un account su claude.ai con attiva l'esecuzione del codice e la creazione di file (nell'interfaccia in inglese è «Code execution and file creation»: su Free, Pro e Max sta in Impostazioni, sezione Capabilities; su Team ed Enterprise la accende chi amministra l'organizzazione). È quella che permette a Claude di aprire davvero un .xlsx e fare i conti con uno script, invece di leggerlo a occhio. Anthropic la documenta nella pagina Create and edit files with Claude: il limite è 30 MB per file, che per un export di gestionale è larghissimo.

Poi ti servono i due file, esportati così come sono. Non serve sistemarli prima: colonne in ordine diverso, intestazioni con nomi diversi ("Cod. cliente" da una parte, "ID" dall'altra), date in formati diversi sono esattamente il tipo di disordine che Claude gestisce da solo, purché tu gli dica qual è la chiave.

La chiave di confronto decide tutto

Il punto su cui si inciampa quasi sempre è la chiave, cioè la colonna che dice "questa riga del file A e questa riga del file B sono la stessa cosa". Se confronti fatture, la chiave è il numero fattura; se confronti un listino, il codice articolo; se confronti un estratto clienti, il codice cliente più il numero documento. Quando la chiave manca o è scritta in modo diverso nei due file (con e senza zeri davanti, "FT-102" contro "102"), Claude te lo dice, ma è meglio che tu la dichiari subito nel prompt: così il confronto parte giusto al primo colpo.

Poi va deciso quali colonne contano. Se dici "confronta tutto", Claude ti segnalerà anche che in un file la ragione sociale è in maiuscolo e nell'altro no. Se dici "confronta importo e data", ti restituisce solo le differenze che ti costano soldi.

Il prompt da copiare

Carica i due file nella stessa chat e incolla questo, sostituendo le parti tra parentesi quadre:

Cosa aspettarti: un breve riepilogo dei due file (è il momento in cui scopri che uno dei due ha tre righe in più perché qualcuno ha incollato il totale in fondo), poi la tabella delle differenze e un file .xlsx da scaricare. Le righe identiche non compaiono, ed è quello che ti fa risparmiare il pomeriggio.

Ti sottopongo un caso reale

Un'impresa di distribuzione che seguo chiude il mese confrontando il fatturato per cliente del gestionale con il foglio su cui il commerciale tiene le sue provvigioni. Duemilacento righe da una parte, duemilacentoventi dall'altra, e un buco di circa quattromila euro che nessuno sapeva spiegare.

Con il prompt qui sopra Claude ha trovato quattordici righe diverse. Nove erano fatture presenti solo nel file del commerciale, registrate nel gestionale a ottobre perché emesse l'ultimo giorno del mese; tre erano note di credito che il commerciale non aveva mai riportato; due erano la stessa fattura incollata due volte nell'Excel. La somma dello scarto per tipo spiegava il buco al centesimo. Il controllo che prima occupava mezza giornata a fine mese si è chiuso in venti minuti, quasi tutti spesi a decidere chi doveva correggere cosa.

Claude ti dice dove i file non combaciano, e il perché resta roba tua. Che una fattura sia "presente solo in B" è un fatto; che sia slittata di mese o che sia un errore lo decide chi conosce l'azienda.

Quando il confronto non torna al primo colpo

Se la tabella delle differenze è enorme, di solito il problema sta nella chiave o nei formati, e i dati sono meno disallineati di quanto sembri. Due casi frequenti. Gli importi: in un file sono con l'IVA e nell'altro senza, e ogni riga risulta diversa di un 22% preciso; chiedi a Claude di verificare se lo scarto è una percentuale costante prima di elencare tutto. Le date: un file ha la data documento, l'altro la data di registrazione, e mezzo mese sembra sbagliato; chiedigli di confrontare solo l'importo e di segnalare la data a parte.

Se lo stesso confronto lo fai ogni mese, conviene salvare il prompt dentro un Progetto Claude con le istruzioni fisse (quali file, quale chiave, quali colonne), così il mese dopo carichi i due export e scrivi "fai il confronto di settembre". Come impostarle lo spieghiamo in come scrivere le istruzioni di un Progetto Claude. E se invece di confrontare due file devi unirne cinque in un report unico, il metodo è in unire più file Excel con Claude.

La versione da tenere sulla scrivania

Dal 16 ottobre trovi nelle risorse la miniguida Due file che non combaciano: lo stesso confronto in pochi passi, con il prompt pronto e le varianti per fatture, listini ed estratti conto. È gratuita per chi è iscritto alla newsletter, e ogni sabato mattina ne arriva un caso d'uso come questo.