Come preparare più preventivi insieme con Claude

Per preparare più preventivi insieme con Claude si fa un solo passaggio con tutte le richieste in coda, invece di scrivere un'offerta alla volta. Dai a Claude il tuo modello di offerta e gli appunti di tutti i clienti in blocco, lui monta una bozza per ciascuno e alla fine ti restituisce un'unica lista con i dati che mancano, raggruppati per cliente. Il metodo per il singolo preventivo, dal modello alla bozza, l'ho spiegato in come usare Claude per scrivere un preventivo: qui parliamo di cosa cambia quando le richieste arretrate sono dieci o dodici.

Uno studio tecnico aveva dodici richieste di offerta ferme da una settimana. Ogni offerta voleva mezz'ora di copia-incolla dal modello vecchio, e con dodici davanti la tentazione era rimandare ancora. Ha dato a Claude in blocco il suo modello, più gli appunti grezzi presi al telefono per ciascun cliente. Claude ha montato dodici bozze nel suo formato, con le voci spacchettate e i punti da confermare segnati. I prezzi li ha controllati lui, uno per uno, e le dodici offerte sono uscite entro sera.

Rifare ogni offerta da zero: dove se ne va il tempo

Il tempo se ne va nell'aprire il documento dell'ultima offerta, cancellare i dati vecchi, riscrivere, accorgersi di aver dimenticato una voce e tornare su. Mezz'ora a botta. Con dodici richieste sono sei ore di impaginazione, mentre il lavoro vero — capire cosa serve e mettere il prezzo giusto — sono dieci minuti a offerta.

Claude ribalta le proporzioni: la formattazione e l'impostazione diventano gratis, e tu resti a fare solo la parte che vale, cioè i numeri e le condizioni. Lo studio tecnico ha lavorato le stesse ore, solo che ha smesso di sprecarle nella parte che non gli pagava nessuno.

Uno stampo per ogni tipo di lavoro

Lo stampo è la tua migliore offerta degli ultimi mesi, quella che il cliente ha capito al volo e ha firmato, con i dati del cliente tolti e tutta la struttura lasciata: intestazione, ordine delle sezioni, voci di costo, condizioni, note legali.

Quando lavori in blocco conta una cosa in più. Se le richieste in coda sono di due o tre tipi diversi, tieni uno stampo per ciascuno e dividi le richieste per tipo prima di cominciare: un giro per i cantieri, uno per le consulenze. Non costringere lo stesso modello a fare il preventivo del cantiere e quello della consulenza nello stesso passaggio, perché Claude finisce per mescolare voci e condizioni.

Il prompt per montare più bozze in un colpo solo

Gli appunti grezzi vanno bene così come sono, anche sgrammaticati e con le tue abbreviazioni. Incolli prima lo stampo, poi gli appunti di tutti i clienti, ciascuno sotto il suo nome, poi gli dai questo:

La riga sui prezzi resta la più importante anche in blocco: gli dici di lasciarli vuoti, non di stimarli, così non rischi di mandare un numero che Claude ha "dedotto" da un appunto ambiguo. Quella che cambia il lavoro, quando le offerte sono tante, è l'ultima: la lista unica dei dati mancanti.

Come chiudere i punti da confermare di tutti i clienti

Quella lista in coda è il tuo giro di telefonate del pomeriggio, o la mail che mandi prima di chiudere. Invece di rileggere dodici bozze cercando i buchi, ce li hai già elencati: tre clienti a cui manca la metratura, due a cui devi confermare i tempi, uno a cui non hai dato un prezzo. Li chiudi tutti insieme e reincolli le risposte a Claude chiedendogli di aggiornare le bozze.

A quel punto resta l'ultimo passaggio, che non salti mai: rileggere le offerte prima di mandarle, prezzi compresi. Su questo c'è un pezzo a parte, come controllare un preventivo con Claude prima di inviarlo: quando ne mandi dodici in un giorno è il controllo che ti salva proprio perché vai veloce. E se tra le dodici c'è un lavoro con molta manodopera, prima di fissare il prezzo vale la pena ricontrollare il margine vero del preventivo.

Quando lavorare in blocco non conviene

Se l'offerta è molto fuori standard — un lavoro che non assomiglia a niente di quello che hai già fatto, dove ogni voce va pensata da capo — lo stampo non ti aiuta, perché non ce l'hai. Quella richiesta toglila dal giro e ragionaci a parte.

E se sei in una gara dove ti giochi la commessa su uno sconto al centesimo, il tempo va speso sui numeri, non sull'impaginazione: la formattazione era l'ultimo dei tuoi problemi. Il lavoro in blocco rende quando hai un volume di offerte simili tra loro, che è il caso della gran parte degli studi e delle piccole imprese.

Se vuoi la versione già pronta, con lo stampo e i controlli dentro, c'è il kit Assistente Preventivi. Per le richieste che arrivano dopo una call, parti dall'offerta su misura.

Salvatore — claudefacile.com